Controlo de stocks: unidades de medida

A gestão eficiente de stocks é crucial para qualquer negócio que pretenda manter-se competitivo no mercado atual. No entanto, cada negócio tem as suas particularidades, nomeadamente no que respeita aos seus clientes. Diferentes necessidades dos clientes implicam diferentes respostas, razão pela qual há negócios que vendem artigos à caixa, outros vendem paletes, unidades individuais, etc.

Flexibilidade na Gestão de Unidades de Medida

Pensando nas empresas que precisam comprar ou faturar mercadorias em diferentes unidades de medida, o OranGest permite que o utilizador escolha como cada artigo deve ser vendido e a que preço.

Recomendações para Gestão de Stocks

Recomendamos que o stock seja controlado pela menor unidade de medida. Por exemplo, uma clínica veterinária que vende ampolas com vitaminas. Tendo em conta que a clínica tanto vende caixas de 10 ampolas como unidades individuais, o mais correto é definir a unidade de medida como unidade, que neste caso corresponde a uma ampola.

“sempre pela menor unidade de medida”

Caso não seja especificada a unidade de medida na ‘Ficha de Artigos’, o artigo será introduzido no sistema com os valores pré-definidos. A utilização destes valores pode interessar apenas a negócios cujos artigos seguem a mesma ‘Unidade de Medida’ ou o mesmo ‘Tipo de Quantidade’ (por exemplo, se todos os artigos forem vendidos à unidade). Para fazer quaisquer alterações necessárias, aceda a ‘Sistema > Definições Gerais > Artigos’.

Organização de Informação no OranGest

A imagem do ecrã acima permite ver como se organiza toda a informação. Pode definir-se o ‘Tipo de Quantidade’, se o artigo é vendido inteiro ou fracionado, ou a ‘Unidade de Medida’, se os artigos são vendidos ao rolo, à unidade ou de outra forma. Pode também definir-se as ‘Casas Decimais’ dos preços e das quantidades. Para definir esta informação artigo a artigo, aceda ao menu ‘Artigos > Ficha de Artigos’ e, no separador ‘Principal’, defina o ‘Tipo de Quantidade’. No separador ‘Stocks’ defina as ‘Unidades de Embalagem’, as ‘Unidades de Stock’, o ‘Stock Mínimo e Máximo por Armazém’, etc.

Para definir esta informação artigo a artigo tem que ir ao menu ‘Artigos > Ficha de Artigos’, no separador ‘Principal’ define o ‘Tipo de Quantidade’ entre outros campos.

No separador ‘Stocks’ define as ‘Unidades de Embalagem’, as ‘Unidades de Stock’, ‘Stock Mínimo e Máximo por Armazém’, etc.

Como organizar o stock pela menor unidade de medida

Vamos imaginar dois cenários que ajudam a compreender melhor como deve organizar o seu stock:

Cenário 1 – Comércio de Computadores

Uma empresa dedica-se ao comércio de computadores e adquire paletes com computadores. Cada palete traz 100 caixas e cada caixa traz 10 unidades. A empresa vende tanto para empresas como para particulares, em grandes ou pequenas quantidades, ou seja, tanto pode vender 1 como 1000 unidades.

(esta imagem é da versão ELITE, noutras versões os campos que se encontram visíveis na imagem podem estar localizadas em outros separadores)

Definindo que a menor unidade de medida é a UNIDADE, que equivale a 1 computador, os campos das Unidades de Embalagem devem ser caixas e paletes. O ‘Fator de Quantidade’ para a unidade de embalagem CAIXA é 10, visto cada caixa conter 10 unidades, e para a unidade de embalagem PALETE é 1000.

O que é o Fator de Preço?

O ‘Fator de Preço’ é um multiplicador do preço de venda. Por exemplo, assumindo que o ‘Fator de Preço’ é 1 e o preço de venda de cada unidade (computador) é 479,70€, então cada caixa será vendida a 4797€ [10x(1x479,70€)]. Se o ‘Fator de Preço’ for 0,9381, o valor da caixa será 4500€ [10x(0,9381x479,70€)].

Este campo é importante, pois permite definir descontos de quantidade. Assim, pode definir-se que na aquisição de uma caixa de computadores será aplicado automaticamente um desconto. Outra forma de aplicar o desconto para determinada quantidade é carregar no botão com o asterisco * que se encontra do lado direito do campo ‘Fator de Preço’. (ver imagem acima)

Resumindo, no Cenário 1 os campos seriam preenchidos da seguinte maneira:

- Unidade de Stock: Unidade

- Unidades de Embalagem: Caixa / Palete

- Fator de Quantidade: 10 / 1000 (unidades)

- Fator de Preço: 0,9381 / 1

Esta preparação simplifica o processo de venda, acelerando a geração dos documentos de venda.

Cenário 2 – Empresa de Reparações

Uma empresa de reparações cujos colaboradores cobram por hora de serviço. Os serviços são cobrados à hora ou ao dia. Assim, o correto é usar como menor unidade de medida a HORA. Visto que cobram ao dia, faz sentido acrescentar nas unidades de embalagem o DIA. Se a empresa estipula que, caso a reparação/serviço seja superior a 5 horas, será cobrado o dia, então o ‘Fator de Quantidade’ para a unidade de embalagem será 8 (horas).

Assim, no Cenário 2 os campos seriam preenchidos da seguinte maneira:

- Unidade de Stock: Hora

- Unidades de Embalagem: Dia

- Fator de Quantidade: 8 (horas)

- Fator de Preço: 1

Benefícios da Organização Eficiente de Stocks

Esta é a forma mais eficiente de organizar o seu stock. Ao aplicar este procedimento, irá poupar tempo em futuras transações, pois serão necessários menos inputs. Conforme observado nas imagens, o OranGest permite ao utilizador escolher como vender cada um dos seus produtos.

O OranGest é uma solução inovadora que facilita a gestão de stocks e a gestão diária, permitindo vender produtos em várias unidades de medida.

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Esperamos que estas informações sejam úteis e auxiliem os utilizadores do OranGest a serem ainda mais eficientes nas suas tarefas diárias.