8 Perguntas frequentes sobre a guia de transporte

As Questões Frequentes sobre Guias de Transporte podem variar dependendo do contexto e das necessidades específicas de cada empresa ou setor. No entanto, algumas perguntas comuns incluem:

1. Guia de Transporte, o que é?

Uma guia de transporte é um documento que acompanha o transporte de mercadorias, fornecendo informações essenciais sobre a carga em trânsito. É utilizado para registrar e documentar o envio de mercadorias de um local para outro, garantindo a rastreabilidade, segurança e conformidade legal durante o transporte.

2. Quem precisa emitir uma Guia de Transporte?

Uma guia de transporte é necessária para qualquer empresa ou indivíduo que esteja envolvido no transporte de mercadorias de um local para outro. Isso inclui:

• Empresas que realizam vendas de produtos e precisam enviar esses produtos aos clientes.
• Empresas que transportam matérias-primas ou produtos acabados entre suas instalações, ou para parceiros de negócios.
• Empresas de transporte e logística que movimentam mercadorias em nome de seus clientes.
• Empresas de comércio eletrónico que despacham produtos para os clientes finais.
• Indivíduos que realizam remessas de mercadorias, como mudanças de residência ou envio de presentes.

Basicamente, qualquer pessoa ou empresa envolvida no transporte de bens materiais precisa de uma guia de transporte para documentar e rastrear essas remessas de forma eficaz.

A obrigação de emissão da guia de transporte é do sujeito passivo de IVA detentor/remetente dos bens. O transportador deve sempre exigir o original e duplicado do DT (ou Código de identificação) ao remetente dos bens. No caso do transportador se vir na contingência de elaborar um DT, pode fazê-lo desde que em nome do remetente/detentor.

3. Quando não é obrigatório emitir uma guia de transporte?

A legislação nacional prevê algumas exceções, como nos casos de bens:

• para uso pessoal ou doméstico do próprio;
• provenientes de retalhistas, sempre que tais bens se destinem a consumidores finais (com exceção dos materiais de construção, artigos de mobiliário, máquinas elétricas, máquinas ou aparelhos recetores, gravadores ou reprodutores de imagem, ou de som, quando transportados em veículos de mercadorias);
• pertencentes ao ativo imobilizado;
• provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultantes da sua própria produção, transportados pelo próprio ou por sua conta;
• respeitantes a transações intra-comunitárias a que se refere o Decreto-Lei n.º 290/92, de 28 de dezembro;
• respeitantes a transações com países ou territórios terceiros, quando em circulação em território nacional, sempre que sujeitos a um destino aduaneiro, designadamente os regimes de trânsito e de exportação, nos termos do Regulamento (CEE) n.º 2913/92, do Conselho, de 12 de outubro;
• que circulem por motivo de mudança de instalações do sujeito passivo, desde que o facto e a data da sua realização sejam comunicados às direções de finanças dos distritos do itinerário, com pelo menos oito dias úteis de antecedência, devendo neste caso o transportador fazer-se acompanhar de cópia dessas comunicações.

4. Quais as informações necessárias numa Guia de Transporte?

A guia de transporte inclui informações importantes, como:

• Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente;
• Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário, ou adquirente;
• Número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de CIVA;
• Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades.
• Locais de carga e descarga, referidos como tais, e a data e hora em que se inicia o transporte (se diferentes dos elementos do DT, exceto a hora do início do transporte).

5. Como emitir uma guia de transporte?

Existem várias formas de emitir/comunicar a sua guia de transporte:

• por via eletrónica;
• através de software certificado pela AT;
• através de software produzido internamente;
• através do Portal das Finanças;
• manualmente em papel tipográfico.

Os sujeitos passivos que utilizem, ou sejam obrigados a utilizar, programas informáticos de faturação certificados, como o software OranGest, devem proceder à emissão dos documentos de transporte pelas vias eletrónica, programa certificado pela AT ou através do Portal das Finanças.

Se quiser saber como se processa a comunicação de guias de transporte por via eletrónica, leia o artigo do blog da Magnisoft Como comunicar documentos de transporte por 'webservice'.

Se tem o software de gestão OranGest e quer saber como criar uma guia de transporte manual, leia o artigo Guia de transporte manual no OranGest.

6. Quando deve ser emitida uma Guia de Transporte e qual a sua validade?

Em Portugal, uma Guia de Transporte deve ser emitida sempre que ocorre o transporte de mercadorias sujeitas a imposto sobre o valor acrescentado (IVA), exceto em casos específicos de isenção. Geralmente, a guia de transporte deve ser emitida antes do início do transporte das mercadorias. Ela deve acompanhar as mercadorias durante todo o trajeto, desde o ponto de origem até ao destino. A emissão da guia de transporte é uma obrigação legal e ajuda a garantir o cumprimento das regulamentações fiscais e o rastreamento adequado das mercadorias.

No que respeita à validade, a guia é válida a partir do momento de emissão até à entrega da mercadoria.

7. Quais as consequências de não emitir uma Guia de Transporte?

Segundo o n.º 1 do Artigo 14.º - Infrações detetáveis no decurso da circulação de bens, do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto:

“A falta ou atraso na apresentação ou a não exibição, imediata ou no prazo que a lei ou a administração tributária fixarem, de declarações ou documentos comprovativos dos factos, valores ou situações constantes das declarações, documentos de transporte ou outros que legalmente os possam substituir, comunicações, guias, registos, ainda que em formato digital, ou outros documentos e a não prestação de informações ou esclarecimentos que autonomamente devam ser legal ou administrativamente exigidos são puníveis com coima de 150 até 3 750 €.”

Portanto, é crucial garantir a emissão correta da Guia de Transporte para evitar essas consequências e garantir o cumprimento das obrigações legais e fiscais.

8. Qual a diferença entre Guia de Transporte e Guia de Transporte Global?

A Guia de Transporte Global é usada quando é preciso fazer a distribuição de mercadorias porta a porta sem saber qual o cliente ou a quantidade a deixar no destino.

Quando estiver a preencher a guia de transporte deparar-se-á com o campo onde é pedido para pôr o tipo de destinatário, terá de escolher um de três tipos de destinatário:

• Destinatário determinado, sujeito passivo;
• Destinatário não sujeito passivo;
• Destinatário não determinado (guia global).

O primeiro serve para os casos em que o destinatário é sujeito passivo de IVA e a entidade emissora do documento de transporte pode, ou não, estar obrigada a comunicá-lo à Autoridade Tributária e Aduaneira em data anterior à data de início de transporte.

O segundo caso diz respeito a situações nas quais o destinatário não tem que pagar IVA.

Por último, o tipo de Destinatário Não determinado (guia global) serve para os casos particulares em que nem o local de entrega, nem o destinatário final são conhecidos.

Se quiser saber como se processa uma guia global num software certificado, como o OranGest, veja o artigo no blog da Magnisoft - Guia de transporte global no OranGest.

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